Sepuluh ‘Dosa’ Saat Menulis Email

Seharusnya saya beri judul tulisan ini “Tips Menulis Email yang baik dan benar” tapi mungkin kurang sangar makanya saya ganti menjadi seperti judul sekarang. Dulu saya berpikir bahwa menulis email itu begitu mudah, semua orang bisa dan tidak perlu diajari. Semakin lama saya semakin ragu dengan pemahaman itu. Dalam beberapa hari terakhir saya bahkan jadi yakin bahwa menulis email itu tidak mudah dan saya merasa tergerak untuk berbagi pemahaman saya. Tulisan ini berdasarkan ratusan email yang saya terima baik dari mahasiswa maupun dari mitra di luar universitas. Ada sepuluh hal penting yang perlu diperhatikan:

1. Email tanpa subyek atau subyek yang tidak spesifik
   Tidak sedikit yang mengirimkan email tanpa subyek. Saya tidak tahu apa alasannya tetapi ini terjadi sangat amat sering. Setidaknya ada dua atau tiga email yang saya terima setiap hari tanpa subyek. Pastikan ini tidak terjadi. Email tanpa subyek tidak menarik untuk dibuka, terutama jika Anda mengirimkan email kepada orang yang menerima puluhan email setiap hari. Alasan lain, email tanpa subyek bisa masuk folder spam sehingga luput dari perhatian penerima.Sering kali saya mendapat email dengan subyek umum seperti “bertanya” atau “apa kabar” atau “selamat siang”. Subyek seperti ini terlalu umum dan tidak menggerakkan penerima untuk membacanya, terutama jika dia sibuk atau belum Anda kenal. Biasakan menulis subyek yang spesifik seperti “pertanyaan tentang beasiswa AAS terkait TOEFL” atau “undangan roundtable discussion di Bali, 13 November 2015” atau informasi spesifik lainnya.
2. Email tanpa salam pembuka atau penutup
   Anak muda sekarang cenderung praktis dan singkat. Ini tidak salah tetapi bisa jadi terkesan tidak professional dan tidak sopan jika ini dilakukan dalam komunikasi email. Sering sekali saya menerima email tanpa salam, tahu-tahu bertanya singkat satu baris dan tanpa basa-basi dan tanpa salam penutup tanpa terima kasih. Menurut pengirim email, bisa jadi ini justru bagus untuk efektivitas dan efisiensi energi. Persoalannya, tidak semua orang berpandangan sama sehingga mengirimkan email yang lengkap dan terstruktur selalu lebih aman. Pastikan menggunakan salam pembuka seperti “Yth bla bla” atau “Dear xxx” atau “Ysh dll” atau sekedar “Halo yyy”. Selain itu, salam penutup juga wajib seperti “salam hangat dan terima kash” atau “terima kasih atas perhatian Bapak atau Ibu” atau “hormat saya” atau lainnya. Ingat email adalah surat, bukan percakapan instan. Salam selalu perlu, kecuali email itu terjadi dengan teman dekat dan Anda sedang bercakap-cakap intensif lewat email, memang tidak efektif menggunakan salam pembuka atau penutup yang formal.
3. Email tanpa sapaan nama
   Ada juga email yang cukup baik menggunakan sapaan seperti “selamat pagi” atau “salam dari saya” atau pembuka lainnya tetapi lupa menyebutkan nama orang yang dikirimi email. Jika Anda tahu nama orang yang dikirimi email, pastikan menyebut namanya seperti “Halo Bapak Iwan” atau “Bapak Budi ysh” atau “Dear Saudari Devi”. Menyapa orang dengan nama itu penting dan menunjukkan perhatian. Jika tidak yakin bagaimana memaggilnya, selalu lebih aman menggunakan Bapak atau Ibu dan nama lengkapnya. Dalam bahasa Inggris, pastikan menggunakan gelar yang tepat. Misalnya, jika tahu gelar akademiknya maka gunakan itu seperti “Dear Prof. Marcus” atau “Dear Dr. Roberts”.
4. Penulisan gelar atau sapaan yang kurang tepat
   Di Indonesia kita biasa menggunakan Bapak atau Ibu untuk sapaan yang sopan dan hormat. Kata Bapak atau Ibu biasanya diikuti dengan nama depan seperti misalnya Bapak Andi, bukan Bapak Arsana. Menariknya, jika Bapak ini lalu diterjemahkan menjadi Mr. maka menjadi salah jika kemudian diikuti oleh nama depan. Mr. Andi adalah sapaan yang salah karena kata Mr. harus diikuti oleh nama belakang. Untuk perempuan, lebih aman menggunakan Ms, bukan Mrs, bukan Miss, terutama jika tidak yakin status pernikahannya. Gelar lain seperti Prof dan Dr juga hrus diikuti nama belakang atau nama lengkap, bukan hanya nama depan. Dalam konteks formal, Dr. Andi itu tidak tepat, seharusnya Dr. Arsana. Meski begitu, dalam konteks akrab yang informal, Dr. Andi tentu dibolehkan. Masalah lain, seringkali kita berlebihan dalam menulis sapaan seperti misalnya Mr. Professor XXX. Sudah menggunakan Prof. tetap ditulis Mr. Ini adalah terjemahan dari Bapak Profesor XXX. Dalam kultur internasional, hal ini dianggap berlebihan. Mr dan Prof adalah dua istilah yang saling menggantikan. Meski begitu, jika kita tahu seseorang sudah Prof maka jangan gunakan Mr.
5. Mengiriman lampiran atau attachment tanpa penjelasan
   Saya sering menerima email dengan lampiran atau attachment yang tidak disertai informasi pada body email. Email seperti ini biasanya datang dari mahasiswa saya yang mengirimkan tugas. Sebagian besar tidak menulis kan salam pembuka, informasi body email dan salam penutup tetapi hanya mengirimkan dokumen lampiran. Jika saja saya menerima lima sampai sepuluh email sehari, tidak masalah melakukan hal ini. Faktanya seseorang bisa menerima banyak sekali email dan subyek serta isi email itu benar-benar menentukan apakah email itu akan direspon segera atau tidak. Mulai hari ini, pastikan mengirimkan email dengan salam pembuka, isi dan salam penutup yang jelas, meskipun singkat. Kesalahan lain yang sering terjadi juga: lupa menyertakan attachmetnya.
6. Penggunaan huruf besar dan kecil yang salah
   Karena terbiasa berkomunikasi dengan media sosial, banyak orang yang bahkan tidak memperhatikan penggunaan huruf besar dan kecil serta tanda baca yang tepat dalam email. Sering sekali saya menerima email resmi yang dimulai dengan huruf kecil. Ada juga kalimat tanya yang memuat tiga tanda tanya, atau tanda titik yang berderet-deret. Ingat email itu adalah tulisan dan bentuk komunikasi yang mewakili diri kita. Pastikan dia menggunakan tata bahasa yang baik dan mengikuti kaidah penulisan yang benar, terutama jika itu bersifat formal. Jika dilakukan dengan teman, silakan menggunakan bahasa apa saja.
7. Penulisan paragraf yang tidak rapi atau jadi satu.
   Ingat sekali lagi, email adalah karya tulis. Penulisan yang baik tetap harus memperhatikan kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar. Kesalahan yang sering terjadi adalah pesan email tanpa susunan paragraph yang jelas. Kadang ada email yang menjadi satu paragraf padahal terdiri dari beberapa ide penting. Biasanya ini terjadi karena penulisan email dilakukan dengan smart phone. Email yang demikian akan melelahkan pembaca dan membuat enggan membaca karena terasa panjang sekali. Pastikan membuat email dengan paragraf terpisah dan bila perlu pendek-pendek saja.
8. Alamat email yang tidak mencerminkan nama pengirim
   Anak-anak alay selalu punya cara untuk mengekspresikan dirinya. Email adalah salah satunya. Jika masih ABG, email seperti niennacantique@gmail.com itu terasa gaul tapi kalau sudah agak besar tentu akan beda, terutama jika email itu digunakan untuk berkomunikasi secara formal. Yang lebih parah lagi, selain alamat emailnya yang ajaib, sering kali nama yang muncul sebagai identitas juga ajaib seperti “Robby the Rock Star” atau “Dinda chayank Dony” atau “Rina anak Manis” dan sebagainya. Bayangkan jika email ini masuk ke inbox seorang professor senior di perguruan tinggi terkemuka di Australia, misalnya. Mungkin jadi runyam. Kan berabe kalau nanti Anda dipanggil “Dear Mr. Star” atau “Dear Ms Dony” padahal namanya Dinda dan Dony adalah nama pacar. Atau misalnya dipanggil “Dear Ms. Manis” pada belum tentu manis.
9. Kesalahan Bahasa Inggris
   Memang tidak semua orang bisa berbahasa Inggris dengan baik tetapi seringkali kita terpaksa harus mengirimkan email berbahasa Inggris karena tugas. Sering kita melakukan kesalahan yang konyol. Beberapa contohnya adalah “thanks before” padahal seharusnya “thanks in advance”. Ada juga yang menganggap “dear” itu berarti “hallo” sehingga dibalas “dear to you too”, apa coba! Ada juga yang belum apa-apa sudah minta maaf dengan membuka email menggunakan kata “sorry”. Dalam kultur berhabasa Inggris mungkin tidak tepat untuk meminta maaf jika tidak jelas kesalahannya. Di Indonesia kita biasa menutup email dengan “maaf jika tidak berkenan” meskipun jelas-jelas tidak ada potensi kesalahan dan itu umum. Hal ini bisa tidak tepat jika tiba-tiba kita menulis “sorry for mistake” atau “sorry for the trouble” padahal jelas-jelas tidak ada kesalahan. Yang paling sering salah, selain soal tersebut adalah Bahasa Inggris yang merupakan terjemahan langsung dari Bahasa Indonesia. Percayalah ini akan sangat lucu jika dibaca oleh penutur asli.Bagaimana cara mengatasinya? Sempatkan belajar dari contoh surat resmi yang bertebaran di Internet. Anda tidak akan kehilangan sumber belajar jika mau sedikit berusaha. Tinggal mengetik example of formal letter di Google, Anda sudah akan bermandikan contoh surat yang layak ditiru. Ingat, jangan segan meniru, terutama jika itu memang bukan keahlian utama kita. Semua orang bisa karena meniru.
10. Lupa membaca ulang sebelum mengirimkan
    Saya cukup sering melakukan kesalahan ini. Kadang bisa fatal akibatnya maka saya semakin berhati-hati. Pastikan Anda sempat membaca email sebelum dikirim ke penerima. Ingatlah, pikiran kita selalu lebih cepat dari gerakan fisik kita sehingga sering kali tulisan kita luput merekam pikiran kita. Akibatnya, apa yang tertulis tidak sama dan cenderung kurang dari apa yang kita maksud di pikiran kita. Pesan yang terkirim bisa salah dan ini bisa fatal. Makanya, membaca ulang adalah suatu kewajiban. Baca ulang sebelum mencet tombol “send”.

Semoga kesepuluh tips di atas berguna bagi Anda. Selamat menulis email yang baik dan berkesan.

Author: Andi Arsana

I am a lecturer and a full-time student of the universe View all posts by Andi Arsana