Category: IT

Suara Merdeka, 23 Juli 2007

Membaca judul tulisan ini, saya harap pembaca akan teringat dengan salah satu buku dan film terlaris beberapa tahun belakangan ini: Lord of the Rings. Tidak banyak kaitannya dengan email, kata-kata dalam film tersebut “One ring to rule them all”, satu cincin untuk mengendalikan semuanya, saya rasa adalah predikat yang tepat diberikan pada Gmail yang akan saya bicarakan dalam tulisan ini.

Gmail, barangkali sebagian besar orang sudah tahu. Meskipun usianya belum lima tahun, Gmail telah mensejajarkan diri dan mungkin bahkan melampaui pamor kakak-kakak pendahulunya seperti Yahoo, Hotmail dan Eudora. Salah satu gebrakan email adalah dengan memberi kuota hingga hampir 3 GB untuk satu akun. Kuota itu bahkan terus bertambah setiap saat menjadi seakan tidak terbatas. Hal lain adalah kemampuan Gmail untuk mengelompokkan email dengan topik (subyek) sama menjadi satu email dan disusun dalam bentuk percakapan dengan kronologi yang teratur. Untuk pembicaraan di milis, metode pengelompokan seperti ini sangat efektif karena akan membuat seorang anggota milis terhindar dari pemberian komentar yang ‘tidak nyambung’ atau mengulang komentar yang tidak perlu. Hal ini karena satu subyek terkelompok jadi satu email sehingga memudahkan dalam menyimak alur pembicaraan anggota milis lainnya berdasarkan urutan waktu.

Tulisan saya ini tentu saja bukan iklan Gmail karena memang saya tidak dibayar oleh Google sebagai pemilik Gmail. Ini adalah catatan seorang pengguna yang telah memakai Gmail selama lebih dari 3 tahun. Dari pengalaman, banyak hal-hal menarik seperti kemampuan Gmail untuk memangkas spam yang sangat baik dan adanya iklan relevan dengan isi email. Kalau seorang pengguna mendapatkan email dari kawannya tentang Global Positioning System (GPS), misalnya, maka iklan teks (kalaupun ada) yang menyertai email itu juga terkait GPS. Itupun diposisikan dengan rapi tanpa mengganggu email utama.

Meski demikian, free email tetap saja free email. Banyak pengguna yang tidak mau menggunakan Gmail karena free email. Hal ini tentu saja memang tidak baik dilihat dari segi citra, terutama ketika komunikasi dilakukan atas nama suatu institusi. Tentu saja kurang patas kalau seorang dosen UGM, misalnya, berkomunikasi perihal kerjasama riset dengan professor di luar Negeri menggunakan Gmail. Di satu sisi, email institusi seperti email universitas atau kantor swasta kadang memiliki dua masalah utama yaitu kuota yang tidak besar dan kemampuan mengelola spam yang tidak handal. Tentu saja tidak semuanya seperti itu, tetapi ini menjadi masalah yang umum terjadi. Dalam situasi seperti ini, rasanya akan sangat melegakan jika ada suatu solusi yang memungkinkan kita menggunakan email dengan akun institusi resmi (universitas, perusahaan, organisasi, dll) tetapi sekaligus memiliki kuota yang sangat besar dan mampu mengelola spam seperti halnya Gmail. Sementara itu, kita juga tidak ingin mengelola banyak akun sekaligus karena tidak praktis. Ada empat isu utama yang kita hadapi: kuota, spam, identitas dan kepraktisan.

Untuk mengatasi keempat masalah inilah artikel ini ditulis. Ini adalah tentang menjadikan Gmail sebagai email universal kita. “One email to rule them all.”

Gmail memungkinkan penggunanya untuk mengirimkan email, seolah-olah dari sebuah akun tertentu. Dalam hal ini Anda bisa mengirim email dari Gmail tetapi penerima akan MELIHAT email tersebut dari akun kantor/universitas Anda (misal ugm.ac.id) termasuk me-reply ke email Anda tersebut. Isu identitas,TERATASI. Selain itu, Gmail juga mampu berfungsi sebagai POP3 client layaknya outlook dan kawan-kawan sehingga email di akun lain (perusahaan/universitas/organisasi atau email gratis lainnya seperti telkomnet atau akun lain yang mendukung POP3) bisa ditarik ke Gmail. Dengan ditariknya semua email ke Gmail maka semua yang berbau spam akan dibabat oleh Gmail, ditempatkan di folder spam. Dengan ini pula isu kuota secara otomatis tidak ada karena kuota Gmail hampir 3 GB.

Pertanyaan teknisnya adalah bagaimana Caranya? Silahkah simak penjelasan berikut.

Mendaftarkan akun Anda di Gmail dan mengirimkan email.

1. Tentunya Anda harus memiliki akun Gmail terlebih dulu. Dapatkan dengan cuma-cuma di http://www.gmail.com.
2. Lakukan login kemudian klik Settings (pojok kanan atas)
3. Klik tab Accounts
4. Ada dua pilihan utama yaitu ‘ Send mail as:‘ dan ‘Get mail from other accounts:’
5. Pada pilihan ‘Send mail as:‘ klik “Add another email address” untuk menambahkan akun lain sehingga dikenal oleh Gmail. Akan diminta memasukkan nama dan alamat email yang akan didaftarkan (misal yahoo.com, ugm.ac.id, atau lainnya) kemudian melakukan verifikasi.
6. Pada akun email yang didaftarkan, akan ada email masuk untuk verifikasi. Lakukan verifikasi.
7. Akun Anda kini sudah dikenal oleh Gmail.
8. Pada saat mengirim email dari Gmail akan ada pilihan untuk “from”. Anda bisa memilih dari mana email itu dikirim. Pilih akun yang diinginkan, misal madeandi@ugm.ac.id. Selanjutnya caranya sama, mengisi “to” dan “subject.”

Menarik semua email di akun lain ke Gmail

1. Klik Setting dan kemudian pilih tab Accounts
2. Sekarang gunakan pilian kedua yaitu Get mail from other accounts:
3. Klik “Add another mail account”,
4. Masukkan email misal: madeandi@ugm.ac.id >> Next step
5. Masukkan username dan password serta POP server: misal mail.ugm.ac.id
6. Bisa juga ditambahi pilihan apakah meninggalkan salinan (copy) di server asli atau tidak dan beberapa pilihan lain sesuai selera termasuk mengumpulkan semua email yang dari akun tersebut pada forlder (pada Gmail dikenal istilah label) tertentu.
7. Jika email yang dimaksud tidak mendukung POP3 tetapi mempunyai fitur forward, bisa juga setting dilakukan pada email yang bersangkutan dan semua email masuk diforwad ke Gmail.
8. Selesai dan beres.

Kini Gmail bisa menjadi akun universal Anda. Praktis, satu akun untuk semua. One email to rule them all. Empat isu penting akan teratasi dengan ini: IDENTITAS, KUOTA, SPAM dan KEPRAKTISAN.

Masih terkait dengan identitas, bagaimana jika Anda memiliki domain dan email sendiri. Katakan misalnya Anda memiliki perusahaan atau organisasi dengan domain sendiri serta memberi jatah untuk akun email. Tentu bisa diduga, kuota yang disediakan tidak besar. Di sisi lain, misalnya, Anda tetap ingin menggunakan akun pada domain tersebut karena alasan identitas. Selain dengan cara di atas, Anda juga bisa menjadikan Gmail sebagai hosting email Anda. Dengan kata lain, Anda tetap menggunakan email perusahaan Anda tetapi sesungguhnya pengelolaannya dengan Gmail sehingga mendapat semua fasilitas/fitur gmail. Caranya, Anda harus mendaftarkan di Google Apps (https://www.google.com/a/Home). Fasilitas ini memang masih beta dan dalam pengujian. Jika memenuhi kriteria, Google akan menghubungi Anda dan Anda bisa memulai membuat akun email untuk orang-orang di institusi Anda dengan domain sendiri tetapi memiliki fasilitas/fitur Gmail.

Tanpa bermaksud mempromosikan satu produk tertentu karena memang tidak ada kesepakatan apapun dengan Google, Gmail saya kira layak untuk dicoba. Jadikan dia akun universal Anda, seperti judul tulisan ini, one email to rule them all.