Tips Komunikasi Internasional untuk Pejabat


Belakangan ini saya mengamati orang-orang penting di sekitar saya dalam tugasnya untuk menyampaikan pesan secara oral. Pesan itu bisa berupa pidato resmi di forum-forum besar, bisa berupa sambutan singkat dalam acara yang bersifat terbatas, bisa juga berupa pesan singkat dalam rapat kecil, atau sekedar kelakar dari seorang atasan kepada stafnya. Kesimpulan saya masih sama: kemampuan berbicara dengan baik selalu positif dampaknya dan kemampuan berbicara yang buruk dengan efektif dapat menyembunyikan kualitas baik seseorang.

Setiap kali mendampingi atasan atau kolega saat rapat atau diskusi atau negosiasi, saya sering khawatir. Saya berharap agar kolega atau atasan saya itu bisa berbicara dengan baik, runut dan mudah dipahami. Tiba-tiba perut bisa mulas tidak menentu jika harus mendampingi mereka yang bicaranya terbata-bata, tidak percaya diri, tidak runut dan membuat lelucon yang tidak pada tempatnya. Belum lagi kalau terjadi penggunaan Bahasa Internasional (biasanya Bahasa Inggris) yang mengenaskan. Yang paling sering terjadi adalah penggunaan Bahasa Inggris dengan pola pikir Indonesia bahkan Jawa atau daerah lainnya. Ini sama anehnya dengan mendengar film Mission Impossible didubbing Bahasa Jawa. Bayangkanlah Tom Cruise berbahasa Jawa.

andi_anthony

Okay, sebelum Anda menuduh saya sombong dan sok pintar, let me explain. Saya belum merasa mumpuni dalam hal ini dan masih sering melakukan kesalahan. Meski demikian, saya percaya bahwa untuk menilai sesuatu itu baik atau buruk, seseorang tidak harus bisa melakukannya dengan baik. Itulah esensinya menjadi seorang kritikus. Untuk merasakan masakan enak atau tidak, tidak harus menjadi tukang masak yang hebat. Ini adalah catatan kegalauan saja, tidak lebih tidak kurang.

Setelah melihat banyak pejabat dan mengalami sendiri berbagai situasi yang memalukan, menyenangkan atau membanggakan, inilah sepuluh tips untuk dipertimbangkan:

1. Datang tepat waktu atau sebelum acara
Jika seseorang harus memimpin sebuah rapat, menyambut delegasi, atau memberi sambutan, sebaiknya dia tidak terlambat. Terlambat bisa dengan mudah menghadirkan kepanikan sehingga tingkat ketenangan menurut tajam. Datang ke sebuah ruangan ketika tamu sudah menunggu dan puluhan pasangan mata mengamati kita bisa membuat kita merasa terhakimi. Di saat seperti itu kita bisa gugup dan terbata-bata. Sapaan bisa tergesa-gesa dan semua yang kita ingat atau persiapkan bisa bubar, hilang entah ke mana. Jangan terlambat!

2. Menyiapkan sapaan dengan baik
Ketika berbicara di depan sekelompok orang dalam suatu acara resmi, menyapa dengan tepat itu sangat penting. Tidak ada yang lebih baik dari sapaan personal dengan lafal nama yang tepat dan jabatan yang akurat. Maka dari itu, siapkan dengan baik daftar nama orang yang harus disapa di awal pembicaraan. Jika Anda atasan, minta staf Anda menyiapkannya dengan baik. Jika tidak ada persiapan, bisa juga berkenalan dengan tamu terlebih dahulu dan mintalah kartu nama. Kartu nama ini kemudian bisa digunakan untuk menyapa orang ketika memberi sambutan resmi.

Jika Anda mengikuti pidato-pidato Obama, dia selalu punya catatan tambahan daftar nama orang yang harus disapanya di awal pidato. Meskipun dalam naskah pidatonya sudah ada nama orang-orang yang akan disapa, sangat mungkin ada perubahan di hari H. Misalnya, orang yang harusnya datang ternyata tidak datang dan orang yang tadinya disangka tidak datang ternyata hadir. Ini penting. Kegagalan menyapa orang dengan baik bisa mengurangi kualitas pidato. Yang lebih parah tentu saja jika ada sebagian orang disapa tetapi sebagian lainnya terlewatkan.

3. Membuka dengan antusias dan hangat
Hal pertama yang perlu dilakukan adalah menegaskan bahwa kedatangan tamu di tempat kita merupakan hal yang ditunggu-tunggu dan itu menjadi ‘urusan’ orang-orang penting. Jika atasan Anda tidak ada maka pastikan Anda minta maaf atas hal itu dan tegaskan bahwa beliau menyampaikan salam khusus yang hangat untuk delegasi yang datang. “It is unfortunate that our rector is unable to greet you in person. She has to be in another place for an event that is equally as important as your visit. I just received a text message, she sends her warmest regards.

Untuk menunjukkan betapa pentingnya posisi mitra itu bagi institusi kita, bisa sampaikan kalimat “we treasure our partnership and you have always been an important partner for our institution.” Atau dengan kalimat yang lebih praktis “we will always remember how your institution has always been fully supporting us at the xyz consortium”. Bila perlu, kita bisa menyampaikan hal-hal yang dramatis dalam mengutamakan mitra kita seperti “I am scheduled to have a class at the very moment but I managed to reschedule for I don’t want to miss this opportunity to meet you”.

Tentu saja kehangatan dan antusias ini tidak hanya bisa diwujudkan dengan kata-kata. Kehangatan sikap, senyum yang tulus, pandangan mata yang berbinar, dan raut muka yang atentif tentu memainkan peran positif yang sangat penting. Intinya, antusias itu harus berasal dari hati.

4. Ketahui apa yang tidak diketahui lawan bicara
Dalam menjelaskan sesuatu yang kita pahami sebagai pengetahuan sehari-hari, kita mudah sekali terjebak menyampaikan hal-hal yang tidak dipahami lawan bicara. Ini juga terjadi ketika menjadi pembicara publik atau saat menyambut delegasi. Contohnya, orang Jogja kadang lupa, menceritakan hal-hal yang umum di Jogja kepada tamu yang berasal dari Amerika tanpa disertai penjelasan latar belakang yang cukup. Menceritakan kejadian-kejadian spesifik di Jogja menggunakan istilah-istilah lokal yang khas kepada tamu dari New York yang baru pertama kali ke Indonesia, bisa berbahaya. Tamu mungkin senyum-senyum sopan tetapi dalam hati mereka mungkin bilang “what the heck are you talking about?!”.

Di sinilah pentingnya untuk menyadari siatuasi lawan bicara. Dalam hal ini tidak diperlukan skill mumpuni. Yang diperlukan sesungguhnya sangat sederhana: empati dan peduli pada lawan bicara. Salah satu caranya, bayangkan kalau kita ada di posisi mereka. Bayangkan kita datang ke Somalia pertama kali dan disambut oleh tuan rumah. Bagaimana rasanya ketika tuan rumah bercerita soal kejadian konyol di pasar kota Mogadishu dan menganggap seakan-akan kita sudah sering ke pasar itu. Bisa membayangkan?

5. Ingatlah menyapa pihak sendiri
Karena merasa perlu sopan dan menghormati pihak lain/tamu, seorang pemimpin rapat atau pembicara publik kadang fokus pada lawan bicara. Mereka bisa lupa menyapa pihaknya sendiri. Sebagai contoh, seorang pejabat di universitas kadang lupa memperkenalkan stafnya kepada tamu. Memperkenalkan saja lupa, apalagi berterima kasih. Mereka bisa lupa bahwa pertemuan itu bisa terjadi karena kerja keras staf untuk mengatur jadwal, memilih ruangan, menyiapkan hidangan dan sebagainya.

Saya selalu senang melihat atasan saya yang tidak lupa memperkenalkan staf-stafnya saat menyambut tamu dari mitra kami. Meskipun tidak diberi waktu khusus untuk memperkenalkan diri, setidaknya namanya disebut dan dihargai perannya yang juga penting meskipun tidak terlihat oleh pihak lain.

6. Menguasai Bahasa Internasional dengan baik
Bahasa Inggris memang bukan bahasa asli kita tetapi kita hidup di sebuah ‘desa’ bernama Global Village yang salah satu bahasa pergaulannya adalah Bahasa Inggris. Pada instansi pendidikan seperti universitas, idealnya Bahasa Inggris menjadi bahasa yang dikuasai dengan cukup baik oleh pemimpin universitas.

Mendengar seorang pemimpin yang terbata-bata dan belepotan Bahasa Inggrisnya ketika menyambut tamu internasional adalah pengalaman yang kurang menyenangkan. Hal itu tidak memalukan tentu saja tapi memang membuat tidak enak hati. Jika pertemuan itu adalah forum untuk membicarakan kerjasama yang melibatkan negosiasi, maka Bahasa Inggris yang mengenaskan bisa berdampak fatal. Meskipun kemampuan seseorang tidak hanya dinilai dari kemampuannya untuk berbicara yang baik dalam Bahasa Inggris, sangat mungkin calon mitra menangkap kesan buruk dan jadi ragu hanya gara-gara penggunaan bahasa.

Tidak bisa berbahasa Inggris? Belajar! Saya menghabiskan waktu berjam-jam setiap minggu untuk menonton pidato-pidato inspiratif lewat video. Menonton pembicara asli membuat kita bisa memahami dan meniru alur pidato dalam Bahasa Inggris. Dari video-video itu juga kita bisa belajar cara membuka rapat atau menyapa orang-orang dalam sebuah forum formal.

7. Pahami basa-basi antarbudaya
Ketika bertemu pertama kali dengan kolega internasional yang berkunjung ke tempat kita, bagaimana menyambutnya? Apa yang harus diucapkan pertama kali? Jabat tangannya bagaimana? Posisi tubuh yang elegan, sopan tetapi tetap terhormat itu bagaimana? Pejabat di sebuah institusi seperti universitas tidak diajari dengan serius perihal seperti ini makanya mereka sering tampil kelabakan.

Ketika ditugaskan untuk mengelola Kantor Urusan Internasional UGM untuk pertama kali, saya harus menyambut tamu berbagai level. Orang kadang menyangka bahwa saya bisa melakukan itu dengan tiba-tiba hanya karena bisa Bahasa Inggris. Tidak semudah itu. Bagaimana membuka sebuah rapat yang melibatkan duta besar? Basa-basi yang tepat seperti apa? Ketika bersalaman di depan pintu sebaiknya bilang apa? Agar pertemuannya runut dan menghasilkan satu kesepakatan, bagaimana prosedurnya? Untuk mengakrabkan diri, lelucon apa yang boleh disampaikan? Ada segudang pertanyaan yang jawabannya entah ada di mana. Sebagai jalan instan, saya biasanya nonton film. Saya melihat video-video di youtube tentang jamuan kenegaraan atau jamuan internasional lainnya. Gaya bicara dan pidato Obama jadi rujukan saya. Film-film seperti The American President menjadi salah satu referensi yang baik.

Ketika kita berjabat tangan dengan tamu, saya menatap matanya singkat menggenggam erat tangannya dan menyampaikan “welcome, how are you?” sambil senyum ramah, wajar dan sedikit membungkukkan badan tanpa memalingkan pandangan dari matanya. Ketika mereka bilang “thank you for having me” kadang kita bingung untuk membalasnya. Jika tidak paham basa-basi internasional, yang sering terjadi adalah senyum meringis nanggung dan ragu-ragu. Saya sering melihat pemandangan canggung seperti itu. Dari film-film dan beberapa event yang saya ikuti, salah satu jawaban yang baik adalah “our pleasure” sambil tersenyum.

Saat mempersilakan tamu untuk menikmati hidangan, pilihan katanya kadang juga tidak tepat dan waktunya tidak pas. Saat orang lain ngomong hal serius, tiba-tiba saja ada yang bilang “please drink drink”. Itu menjadi interupsi yang sangat mengganggu dan jadi tidak sopan. Lebih baik jika itu disampaikan di saat giliran kita yang berbicara dan dimulai dengan kalimat “please enjoy the refreshment” atau kalimat lainnya yang elegan.

Dalam bahasa Indonesia, kita juga sering bertanya pada tamu “tersesat nggak tadi?” untuk menunjukkan empati. Jika tiba-tiba itu diterjemahkan menjadi “were you lost?” maka kesannya bisa jadi kurang tepat. Jika ingin menunjukkan empati itu, bisa diganti menjadi “we understand that our location is not very convenience, I hope you experienced no trouble in locating us”. Kepanjangan? Bisa diganti menjadi “I hope the direction was easy to follow.

8. Tidak cepat minder atau cepat gaya
Mudah bagi kita merasa minder atau lebih buruk dibandingkan institusi sejenis di negara maju. Jika kedatangan tamu dari Universitas ternama di Amerika Utara atau Eropa, cukup sering pejabat di universitas Indonesia menempatkan diri di posisi lebih rendah. Rendah hati tentu tidak salah tetapi ekspresi yang mengindikasikan rendah diri bisa negatif dampaknya.

Menyadari penelitian kita tidak sebagus penelitian universitas tamu, kita bisa saja secara spontan menyebutkan “our research is nothing compared to your research” karena kita terbiasa berbasa-basi “wah riset kami tentu tidak ada apa-apanya dibandingkan riset Anda”. Meskipun ini benar, dampaknya kurang bagus karena kita akan bekerjasama dalam nuansa kesetaraan. Ekspresinya bisa diganti dengan “we certainly need to learn a lot from you with regards to research methodology but we have natural lab that can provide us with exciting case studies.

Sebaliknya, ada juga pejabat yang cepat gaya karena merasa punya hal yang bisa dibanggakan. Misalnya, seorang pejabat universitas bisa dengan mudah membanggakan pencapaian universitasnya di depan tamu padahal tidak tahu persis bahwa hal ini bisa jadi biasa banget bagi tamu. Ucapan membanggakan seperti demikian sering kali justru menunjukkan kualitas yang rendah.

9. Ingat belajar konteks besar atau isu terkini
Dalam pertemuan dengan pihak lain, umumnya ada pembicaraan basa-basi di awal, tidak langsung pada pokok persoalan. Pemahaman terhadap isu terkini yang menjadi pembicaraan publik sangat membantu melancarkan komunikasi. Pemahaman akan isu Laut Tiongkok Selatan, Brexit, Pemilu Presiden Amerika, Isu Lingkungan, bencana kemanusiaan di suatu kawasan dan sebagainya. Jadi susah ya? Memang susah untuk bisa jadi baik.

Apakah harus bergaya paham benar dan jadi seorang analis? Tidak juga. Setidaknya bisa bertanya “I am surprised with the Brexit. What do you think about that?” atau “South China Sea issue is very hot at the moment. Honestly, I don’t really understand what happen but I think it will affect relationship among countries in the region. Any idea?

Tidak dosa kalau tidak tahu isu-isu terkini tetapi akan cukup repot ketika harus melangsungkan percakapan yang agak lama karena mudah sekali kehilaangan topik pembicaraan. Seorang pemimpin di universitas, apapun latar belakang ilmunya, setidaknya harus tahu posisi Indonesia di dunia dalam konteks politik dan ekonomi internasional. Hal ini penting untuk menunjukkan pemahaman dalam konteks yang lebih besar sehingga meyakinkan ketika berbicara soal kerjasama antaruniversitas, misalnya. Kita dituntut tahu kebijakan pemerintah baik secara politik maupun ekonomi yang, secara langsung ataupun tidak, berpengaruh pada kerjasama pendidikan dua negara. Kegagalan memahami hal seperti ini membuat pembicaraan menjadi dangkal dan terlalu teknis/administratif.

10. Hindari humor yang sensitif
Hampir semua orang Indonesia bisa berkelakar soal Donald Trumps. Situasi nasional kita kadang membuat kita lupa dan menganggap semua orang tidak suka pada Trumps. Ini bisa jadi sensitif jika kita berhadapan dengan orang Amerika. Guyon tentang Donald Trumps (betapapun kon*olnya dia – ya saya menyensor huruf “y”) bisa menjadi humor sensitif jika disampaikan di depan orang Amerika. Apapun pendapat dia tentang Trumps, tetap saja dia adalah calon presiden. Hinaan atau celaan terhadap Trumps bisa menimbulkan insiden diplomatik dan suasana tidak nyaman. Jika ingin membicarakan topik hangat itu, kita bisa memilih frase yang netral seperti “this year election in the US is very interesting. How do you see the two candidates?

Humor tentang Brexit bisa jadi sensitif juga bagi orang dari Inggris. Kita tidak tahu posisi politiknya dan celaan atau sanjungan terhadap satu posisi bisa jadi sumber ketidaknyamanan. Mungkin sebagian orang menganggap Brexit adalah keputusan politik yang salah tetapi hal itu tidak bisa disampaikan dengan mentah-mentah ketika menerima tamu dari Inggris. “I don’t understand why you guys decided to exit the union” bisa jadi guyon yang sensitif. Untuk menunjukkan bahwa kita berempati dan peduli dengan Inggris, pertanyaan bisa dikemas menjadi “I watched the dynamics in the UK with regards to Brexit. It must be a very important period of time. What do you think about it?

Saya pernah melakukan kesalahan karena guyon soal logat orang Australia. Waktu itu ada beberapa orang mahasiswa dari Australia menjadi mahasiswa baru di UGM dan salah satu memberi sambutan. Merasa akrab dengan Australia, saya menggoda logat mereka dan mengatakaan “just in case you don’t know, he spoke English” setelah mahasiswa itu selesai bicara. Tentu saja tujuan saya berkelakar tetapi saya melihat wajahnya memerah dan kurang senang. Saya menyesali guyon itu dan segera berbaik-baik dengan berbagai cara. Saya mengatakan “I love your accent and it makes me miss Australia so much”. Jika saja saya teman akrab mahasiswa ini maka guyon seperti itu mungkin tidak masalah.

Dari pengalaman singkat saya bertugas di Kantor Urusan Internasional UGM dan berinteraksi dengan berbagai macam orang, saya berkesimpulan bahwa kemampuan ngomong itu sangat penting. Terutama bagi seorang pemimpin. Ngomong yang baik tentu saja tidak harus selalu berarti canggih beretorika atau layaknya berdeklamasi. Berbicara yang baik tidak harus selalu dengan nada-nada seperti puisi atau seperti orasinya Bung Karno. Berbicara yang baik, pada dasarnya adalah soal memahami konteks yang lebih luas dari tema pembicaraan.

Hal penting lainnya adalah memahami lawan bicara dengan baik. Semua itu bermuara pada satu hal: persiapan yang baik. Jam terbang akhirnya juga memberi pengaruh besar pada kemajuan. Yang pasti, saya tidak pernah kuliah soal komunikasi dan bukan seorang pakar formal. Ada yang kurang berkenan? Silakan dikoreksi. Pada akhirnya, tulisan ini tidak hanya untuk pejabat. Tidak saja untuk Anda, para pembaca, tulisan ini terutama untuk saya, sebagai pengingat.

Advertisements

Author: Andi Arsana

I am a lecturer and a full-time student of the universe

2 thoughts on “Tips Komunikasi Internasional untuk Pejabat”

Bagaimana menurut Anda? What do you think?

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s