Bagaimana mendapatkan dana untuk konferensi?


Sebuah konferensi di Taiwan
Sebuah konferensi di Taiwan

Belakangan ini saya mendapat beberapa email dan komentar di blog soal cara mendapatkan dana untuk konferensi. Sebelumnya saya pernah menulis soal konferensi di blog ini dan menegaskan bahwa konferensi terkait erat dengan menghabiskan uang, bukan mendapatkan uang. Makanya, jika ada peneliti yang sering konferensi, umumnya peneliti ini tidak akan bertambah kaya, jika tidak menjadi lebih miskin.

Untuk bisa berpartisipasi di sebuah konferensi ilmiah, seorang peserta harus menyerahkan karya tulisnya yang biasanya didahului dengan menyerahkan abstrak atau intisari penelitian. Bagi yang masih awam, saya jelaskan, abstrak atau intisari adalah ringkasan penelitian dalam beberapa ratus kata (lihat persyaratan dari panitia konferensi) yang menggambarkan keseluruhan isi penelitian. Jika abstrak ini diterima, calon peserta akan diminta menyerahkan makalah lengkap (full paper) utuk seterusnya diundang melakukan presentasi. Selengkapnya bisa dilihat di diagram alir berikut.

Diagram Alir partisipasi dalam sebuah konferensi
Diagram Alir partisipasi dalam sebuah konferensi

Masalah yang paling rumit bagi peneliti Indonesia umumnya adalah soal dana. Tidak jarang, partisipasi di suatu konferensi terpaksa dibatalkan meskipun papernya diterima untuk dipresentasikan karena tidak berhasil mendapatkan dana untuk registrasi dan perjalanan. Memang cukup mengenaskan jika demikian.

Langkah pertama adalah menentukan pihak-pihak yang bisa mendanai konferensi ini. Jika Anda peneliti atau dosen di sebuah institusi, maka institusi Anda adalah pihak pertama yang mungkin bisa memberikan dana. Di UGM misalnya, ada berbagai skema pendanaan yang mendukung presentasi dosen UGM dalam berbagai konferensi. Jumlah dan mekanismenya berbeda-beda. Jika hal ini memang tersedia, maka prosedurnya pasti standar dan tidak rumit. Biasanya calon peserta konferensi diminta mengajukan surat dilengkapi dengan dokumen yang menunjukkan partisipasinya dalam konferensi maka dana akan turun dengan mudah, meskipun tidak selalu cepat. Dana ini juga mungkin tersedia bagi mahasiswa yang bisa menunjukkan bahwa makalahnya diterima dalam sebuah konferensi untuk dipresentasikan.

Jika dana dari institusi Anda tidak tersedia maka ada beberapa sumber dana yang bisa dicoba yaitu:

  1. Dikti. Biasanya ada skema untuk partisipasi konferensi. Untuk dosen/peneliti, prosedurnya jelas dan syaratnyapun sudah ditentukan. Untuk mahasiswa, sebaiknya minta dukungan dosen untuk membantu proses pengajuan dana ini.
  2. Panitia konferensi. Ada kalanya panitia membiayai partisipasi peserta yang makalahnya bagus atau yang memenuhi syarat lain. Coba tanyakan kemungkinan ini kepada panitia.
  3. Perusahaan yg mensponsori konferensi. Lihat di website konferensi, biasanya ada perusahaan yang menjadi rekanan dan mungkin saja mereka menyediakan dana.
  4. Kedutaan Besar Republik Indonesia. Mungkin saja KBRI di negara tempat konferensi bisa membantu partisipasi Anda (jika konferensinya di luar Indonesia). Ini memang jarang tetapi tidak ada salahnya dicoba. Silakan kontak KBRI setempat lewat website mereka. Jika Anda sedang sekolah di luar negeri, KBRI setempat bisa membantu melalui Atase Pendidikan yang sedang bertugas di sana.
  5. Perusahaan Indonesia yg terkait tema konferensi. Misalnya Anda akan presentasi untuk bidang pangan, bisa saja minta dukungan ke perusahaan terkait seperti perusahaan makanan atau minuman di Indonesia.
  6. Supervisor atau pembimbing. Jika Anda berstatus sebagai mahasiswa maka dana bantuan bisa diminta dari supervisor atau pembimbing Anda. Ini berlaku untuk mereka yang sekolah di Indonesia maupun di luar negeri.
  7. Maskapai Penerbangan. Bisa saja Anda coba mengajukan dana lewat maskapai penerbangan yang memiliki jalur terbang ke tujuan konferensi. Tentu saja proposalnya harus menyakinkan dan sampaikan bahwa anda akan nyatakan dukungan itu saat presentasi di depan khalayak nanti. Ini bisa juga berlaku sebagai promosi bagi maskapai.
  8. Organisasi alumni. Jika Anda adalah alumni dari almamater yang kuat organisasinya, Anda bisa mencoba mengajukan bantuan dana kepada organisasi alumni atau melalui individu atau perusahaan alumni yang sekiranya bisa membantu.
  9. LSM atau NGO yang terkait. Anda bisa mengajukan bantuan dana kepada LSM yang bergerak di bidang terkait. Misalnya penelitian Anda adalah tentang kesehatan masyarakat maka bisa mengajukan dana kepada LSM yang mengadvokasi isu kesehatan masyarakat.
  10. Organisasi PBB. Bisa coba mengajukan dana ke organisasi PBB terkait. Misalnya WHO untuk bidang kesehatan, UNDOALOS untuk bidang hukum laut dan sebagainya.
  11. Yayasan internasional. Nippon Foundation adalah salah satu organisasi internasional yang cukup baik hati mendukung partisipasi konferensi yang temanya terkait dengan aktivitas mereka.
  12. Anggota parlemen/DPR. Bukan tidak mungkin anda mengajukan dana kepada anggota DPR jika memang penelitian itu terkait dengan perhatian mereka. Bisa dibuat satu kesepakatan bahwa hasil kajian Anda itu akan diberikan kepada mereka untuk dipakai. Anda bisa berlaku sebagai staff ahli dalam hal ini.
  13. Pengusaha perorangan. Meskipun tidak banyak, bukan tidak mungkin ada pengusaha perorangan yang bisa membantu Anda.
  14. Crowd Funding. Ini adalah pendekatan baru dalam menggalang dana secara online. Situs seperti ini memungkinkan seseorang membuat ‘event’ penggalangan dana di Internet dan mendapatkan dana dari simptisan. Anda bisa melakukan ini dengan membuat permohonan di situs crowd funding seperti Go Fund Me. (ini adalah tambahan informasi dari Dr. Lukito E. Nugroho)

Daftar ini bisa bertambah panjang dan tidak terbatas. Silakan berimajinasi sendiri. Setelah menentukan penyandang dana, langkah selanjutnya adalah membuat surat permohonan dan proposal singkat. Tidak usah terlalu ribet, sampaikan saja sebuah surat yang baik, singkat dan santun. Intinya, sampaikan keterlibatan Anda dalam konferensi dan besaran dana yang diperlukan. Sampaikan juga mengapa partisipasi ini penting bagi Anda, bagi institusi dan mengapa Anda minta dukungan dana itu pada mereka. Selain itu, sangat manis jika Anda tidak meminta seluruh dana tetapi sebagian saja karena sebagian lainnya didapatkan dari sumber lain atau ditanggung sendiri. Intinya, sampaikan bahwa Anda memahami partisipasi itu penting untuk diri sendiri sehingga mau berusaha sendiri untuk mendapatkan segala hal yang diperlukan, tidak hanya mengandalkan bantuan pihak lain. Contoh surat dan proposal bisa dilihat di sini.

Yang tidak kalah penting adalah kesadaran bahwa partisipasi dalam konferensi ini adalah kewajiban bagi peneliti dan/atau dosen. Artinya, mengeluarkan dana sendiri untuk konferensi merupakan sebuah kewajaran. Akan aneh sesungguhnya jika ada peneliti dan/atau dosen yang bisa ganti HP, laptop, kamera atau bahkan mobil begitu sering tetapi tidak berkenan mendanai partisipasinya dalam sebuah konferensi.

Bagi dosen, sebaiknya kita juga mulai memberikan dukungan berupa finansial kepada mahasiswa jika mereka memiliki semangat untuk ikut berpartisipasi dalam sebuah konferensi. Saya pernah melakukan ini dan hasilnya bagitu menggembirakan. Jika konferensinya di tingkat nasional dan dana partisipasi total sekitar 500 ribu rupiah (registrasi dan tiket bus/kereta), rasanya bukan tidak mungkin kita, sebagai dosen, bisa membatu satu orang mahasiswa terbaik untuk berpartisipasi. Selamat berburu dana konferensi.

PS. Pengalaman saya konferensi di 4 benua sudah saya bukukan. Silakan baca “Anak Dusun Keliling Dunia

Advertisements

Author: Andi Arsana

I am a lecturer and a full-time student of the universe

26 thoughts on “Bagaimana mendapatkan dana untuk konferensi?”

  1. Wah, artikelnya bagus bgt. Aku baru tau begini ternyata cara dapat dana untuk ikut konferensi, walau udah sempat iri liat teman2 yang pada ke luar negeri ikut konferensi.
    Hehe

  2. Mas Andi, terima kasih informasinya. Saya kutip dari mas Andi “Makanya, jika ada peneliti yang sering konferensi, umumnya peneliti ini tidak akan bertambah kaya, jika tidak menjadi lebih miskin.” Bertambah kaya mas dari sisi non moneter :D, terutama pengalaman dan network, buktinya ada yang sempat iri sama teman-teman yang ikut konferensi :).
    Satu lagi saya tambahkan, asosiasi profesional biasanya juga bisa menjadi alternatif sumber dana konferensi bagi anggotanya.

  3. Pak Made, tulisan Bapak sangat membantu kami.
    Pak Made, saya ingin bertanya. Apakah surat dan proposalnya tidak terlalu pendek? Saya takut belum bisa meyakinkan pihak donatur.Maaf atas keterbatasan pengetahuan saya, sebelumnya memang saya belum berpengalaman dalam membuat proposal untuk dana perjalanan seperti ini..

    1. Yasmin,

      Intinya, sampaikan yg PERLU disampaikan. Jika perlu 100 halaman boleh juga asalkan 100 halaman itu penting semua. Intinya, kita tidak ingin membuat calon donor sudah malas duluan sebelum membaca. Inti yang ingin mereka tahu adalah mengapa perlu partisipasi dan berapa dana yang dibutuhkan dan apa keuntungan bagi mereka. Use you common sense!

  4. Pak Made, tulisan Bapak sangat membantu kami.
    Pak Made, saya ingin bertanya. Apakah surat dan proposalnya tidak terlalu pendek? Saya takut belum bisa meyakinkan pihak donatur.Maaf atas keterbatasan pengetahuan saya, sebelumnya memang saya belum berpengalaman dalam membuat proposal untuk dana perjalanan seperti ini..

  5. Tips yg sangat bermanfaat, terima ksh P.Andi. Tapi bagaimana dengan mencari link/ website untuk konferens? Berikan salah satu contoh saja Pak. Terima ksh Pak, sukses selalu buat P.Andi.

    1. Bang Oheo,
      Setiap profesi di Indonesia pasti punya asosiasi. Asosiasi ini pasti punya konferensi tetap. Kunjungi saja websitenya. cara lain adalah dengan mengunjungi fakultas yg sesuai di universitas besar di Indonesia. Misalnya, kalau Anda fakultas Hukum, kunjungi website fakultas hukum universitas2 terkemuka di Indonesia minimal sekali sebulan. Pasti dapat informasi. Kalau di luar negeri bisa lakukan hal yang sama. Selain itu bisa berlangganan conference alert. Silakan google apa itu.

  6. Terima kasih bapak,, bapak saya ingin bertanyaa,, kebetulan abstrak saya di terima dalam konferensi di korea selatan, dalam asbtrak saya mencntumkan 2 author, padahal saya sudah menulisnya bahwa author saya, dan satunya lagi adalah sjpervisor, ehh malah di cantumkan 2 author,, jadii untuk pemabayarannya boleeh 1 orang aja ga sih pak?karena supervisor saya tidak akan hadir, mohin oenjelasnnya pak, terima kasih

  7. permisi pak made, numpang tanya. bagaimana tata cara pembuatan suatu konferensi ? apakah sama seperti seminar (sama dalam hal anggaran biaya dari sewa gedung dan pembuatan tiket untuk peserta) ?
    mohon bantuannya pak, karena sama masih nihil penjelasan soal itu pak.

    terimakasih.

    1. Berbeda. Konferensi itu adalah forum yg mempertemukan para pakar di satu bidang tertentu. Biaya konferensi dibebankan pada pesertai (pakar itu). Panitia menetapkan tema lalu calon peserta diundang untuk memasukkan hasil penelitiannya. Jika memenuhi syarat sesuai tema, mereka diundang berpartisipasi lewat presentasi tapi dengan biaya sendiri. Soal sewa gedung dll bisa saja sama prosedurnya. Yg jelas, para pakar ini membayar sejumlah uang untuk mencukupi biaya kegiatan konferensi itu.

  8. wooow artikelnya bgus banget. sangat membantu sekali karena bulan desember ini insya Allah saya akan konferensi di bidang kesehatan di malaysia. gmna caranya mengajukan proposal ke mereka ? apakah cukup lewatg email saja . trimaksih

  9. Nice post, Pak Made! Makasih banyak!
    Saya lagi ngumpulin ide buat nyari dana symposium ke jepang desember nanti. Syukurlah saya dibawa ke page ini. Hhe..

    Btw, saya bukan mahasiswa lagi, dan juga bukan dosen. Saya lulusan baru yang mau lanjut S2. Bidangnya renewable energy.

    Abis baca tulisan Pak Made sih kebayang mau bikin kayak gimana. Tapi saya takut ‘dikacangin’. Nah, biar meyakinkan, berkas-berkas yang harus saya attach apa aja ya Pak? I most probably ask the sponsorship from related association and/or private foundation.

    Semoga Pak Made cepet baca komen saya, dan cepet balesnya.

Bagaimana menurut Anda? What do you think?

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s